Binnen de afdeling Facilitair & Huisvesting (F&H) lag de nadruk op een scherper en kritischer kijken naar het eigen functioneren. F&H wilde heldere afspraken maken en nakomen, met de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) als basis om verwachtingen over en weer expliciet te maken. Daarnaast was het doel om flexibeler en wendbaarder te worden bij klantvragen, met kortere doorlooptijden en beter gestroomlijnde processen. Een derde doelstelling was het integraal en multidisciplinair uitvoeren van de dienstverlening: het realiseren van resultaten in de ogen van de interne klant, in nauwe samenwerking tussen disciplines – ook buiten F&H.
De transitie werd stap voor stap vormgegeven. Er vonden periodieke voortgangsrapportages plaats aan de opdrachtgever, het MT en de OR. Om communicatie en commitment te borgen, zijn teampresentaties gehouden en is per team gewerkt met plannen volgens het principe “Team aan zet”. De afdeling Integrale Veiligheid is ontmanteld en de werkzaamheden zijn ondergebracht bij de overige teams. Voor medewerkers die van team wisselden, zijn plaatsingsgesprekken gevoerd en bevestigingsbrieven opgesteld. Experts in Bedrijfsvoering vervulde de rol van voorzitter van het transitieteam om eigenaarschap in de teams te stimuleren, liet natuurlijk verloop bijdragen aan de gewenste krimp en nam tijdelijk de aansturing van team Services op zich.
In de nieuwe situatie is de organisatiestructuur van F&H in lijn gebracht met de hoofdstructuur van Albeda en is het organogram aangepast en ingericht. Er is een sturingsdashboard geïmplementeerd en er is een duidelijke knip aangebracht tussen lijnverantwoordelijkheid en projectorganisatie. Taakgebieden als coördinatie, communicatie, control, crisismanagement en contractmanagement zijn actief ingebed in het team facilitair. Per team zijn kerntaken gedefinieerd, is een processenboek opgesteld en is een PDC uitgewerkt op basis van de NEN-norm. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn beschreven en gekoppeld aan het generieke functiehuis, inclusief een normbepaling voor het team facilitair.
“Met René hebben we een prachtige en intensieve samenwerking gehad. Met humor en altijd oog voor de mens. Het maakt hem een topprofessional die organisaties verder brengt."
